特集
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皆さまは週何時間の会議をしていますでしょうか。また会議準備にどれだけの時間を割いていますでしょうか。そしてその時間に対するリターンはしっかりと得られていますでしょうか。会議によって「新しい方向性が定まった」「新しいアイデアが生まれた」「問題の解決ができた」といった有意義な会議がある一方で「この会議無駄じゃない…？」といったことを1度は思ったことがあると思います。
ご存じの通り、会議には費用が発生しており、
・時給換算すると3,000円の社員が10人参加すれば、1時間で30,000円
・時給換算すると3,000円の社員が会議の準備に10時間かかっていれば30,000円
…といったように、見えない費用が発生しています。ただ、見えない故にリターンを考えずに時間をかけてしまいがちです。
日本は生産性が低いと言われていますが、理由は様々だと思います。ただ、その理由の1つに「無駄な会議が多い」があると感じます。
今回は、社会人がどれだけ無駄な会議をしていて、無駄な会議の特徴やその改善策について、アンケート結果を基に紐解いていきます。
1位：1時間ほど（18.2％）
1位：5時間ほど（18.2％）
3位：3時間ほど（14.5％）
3位：0時間ほど（14.5％）
中央値：3時間ほど
となりました。残業無しで週40時間の労働をしていた場合、全体の7.4%を会議準備にかけていることになります。
中央値だと7.4%ですが、週10時間以上かけている割合が10.9％存在します。週10時間以上だと25％以上が会議準備に充てられていることになるため、かなり時間をかけていると思われます。
また、昔よりも会議準備は容易になっています。
・紙印刷せずとも資料URLを共有する
・カレンダー機能で空きを見て会議招待
・会議前に何かあれば、チャットで連絡
といったように、時間がかからなくなっています。それでいても、アンケートくらいの時間がかかっています。資料作成や事前調整で必要以上の時間を取られているのかもしれません。
1位：2時間ほど（16.4％）
2位：0時間（14.5％）
2位：10時間以上（14.5％）
中央値：3時間ほど
となりました。中央値だと会議の準備にかけている時間と同様の3時間ほどかかっていることから、会議の準備と会議の時間の合計で労働時間全体の14.8%の時間がかけられています。
会議に参加する人の時給が高い傾向にあるため、仮に1人あたりの時給が4000円/hだとした場合、
1人当たり：94,000円/カ月
の費用がかかっています。1人で会議することはないので、参加者を5人とした場合は470,000円/カ月の費用がかかっています。
1位：1割以下（18.2％）
2位：4割~5割（12.7％）
3位：9割以上（10.9％）
3位：7割~8割（10.9％）
中央値：4割~5割
となりました。意味があると思い会議をするので、参加している人たちが意味を感じて成果を得られていれば問題ないのですが、無駄な会議だと感じている中央値は4割~5割でした。また、全体の5割以上が無駄な会議だと感じている方が47.3%を占めております。
本来、会議にかける時間全てが生産性のある意味のある会議でならない中で多くの時間が無駄と感じられてしまっているようです。
【無駄な会議の特徴】
少人数会議よりも大人数会議
突発的な会議よりも定例的な会議
アジェンダのある会議よりもアジェンダのない会議
1時間以内の会議よりも1時間以上の会議
1対1の会議よりも1対Nの会議（あまり差は無し）
対面会議よりもWeb会議（あまり差は無し）
であるようです。上記を置き換えると
大人数の会議：聞いているだけになりがち
定例的な会議：同じことの繰り返しになりがち
アジェンダのない会議：目的と目標が不明瞭になりがち
1時間以上の会議：覚えていられない、集中していられない
といったインサイトがあるように思えます。
また、昔よりもあえて会議をする理由が薄れているように感じます。
「資料共有で済むことを会議で行う」
「チャットで連絡しておいてもらえれば良いことを、あえてちょっと集まって会議をする」
といった情報共有レベルの会議が無駄だと感じられているのかもしれません。
最後のアンケートで会議に関して「こうすればもっと良くなるのに…」というタイトルで自由記述の集計をしました。これらを同じ属性でまとめていくと
・会議前
➡目的と目標を明確にする
➡事前に内容を確認にして自分なりの回答を用意する
➡議論前提の会議体にする
・会議時
➡対策を話し合う会議にする（議論中心）
➡優秀なファシリテーターが進行する
➡資料の内容を読み上げるような会議にしない
➡発言しない人は参加しない
といった意見が多かったです。
・答えを出すために皆が事前に意見をもって交える会議
・何のための会議が明確であり、グダグダしない
といった会議であれば、意味のある会議であると感じるようです。
今回は無駄な会議の特徴や改善策についてアンケート形式でまとめて展開をしました。
記事の中では「会議には費用が発生しているからこそ、無駄な会議はなくしていこう」という主旨で記載しましたが、有意義で価値のある時間であれば発生した費用の何倍もの効果を出すことができます。だからこそ、無駄な会議と価値のある会議をしている会社の差はその時間以上の差を生んでいきます。
今の会議に疑問を感じるところがあったら、今回の会議を参考に改善していってもらえればと思います。
調査方法／インターネット調査
実施期間／2024年12月23日～2025年1月14日、回答数55名
プロフィール
マイナビスカウティング編集部
「求職者第一の情報を届ける」をモットーに独自に取材・分析をした記事を掲載しています！
